Nicole Golsteijn over de AVG en het onderwijs

bron: leraar.nl

Pas na een grondige check en legitimatie mag een ouder of leraar gegevens krijgen van een kind. Wel zo veilig. Maar toch is het onhandig als je als leraar niet mag weten wat de exacte gedragsproblematiek van het kind is. Hoe ga je nu goed om met de AVG op school? We spraken Nicole Golsteijn van het CITAVERDE College, coördinator deelnemersadministratie, over de AVG in de praktijk.

Voor de AVG kon het zomaar gebeuren dat er, midden in de les op de deur werd geklopt. Je bent als leraar net mídden in je verhaal. Het is de moeder van Lotte. Dochterlief was haar boterhammen vergeten en ja, de conciërge verwees haar door naar haar klas… Lotte grist het boterhammenzakje beschaamd uit moeders handen. Je vervolgt met een grijns je les.

Dit soort gênante boterhammensituaties zijn verleden tijd sinds de AVG. De conciërge mag volgens die wet helemaal niet vermelden in welke klas of lokaal Lotte zit. Want wie zegt dat dat wel écht de moeder van Lotte is? Het lijkt een klein incident, maar het kan ook gaan om privacygevoeligere informatie over een kind: medicijngebruik, diagnoses, gedrag of toetsen.

Een AVG-proof leerlingvolgsysteem

Het CITAVERDE College heeft een AVG-proof leerlingvolgsysteem. Het geeft leraren inzicht over de ontwikkeling van leerlingen en is een belangrijke houvast. Voor het systeem is de projectgroep Autorisatie Eduarte opgestart. Nicole ging samen met de functioneel beheerder, de functionaris voor de gegevensbescherming, de softwareleverancier en andere collega’s aan de slag om de autorisatiestructuur in het systeem te verbeteren. Ze bestudeerden alle rollen en rechten van medewerkers. “Een beroepspraktijkvorming-coördinator van het mbo heeft andere gegevens nodig dan een begeleider van een snuffelstage in het vo. Wat is er mogelijk binnen de regels? Wat moet, kan, mag iemand zien?”

De projectgroep bracht de 48 rollen terug naar circa 10. “Daarmee bereiken we 95% van het personeel. Daarmee bedoel ik dan ook echt iedereen: van administratief medewerker tot leraar, van zorgcoördinator tot stagebegeleider… En per afdeling bekijken we wie welke rechten krijgt. De mensen uit de zorgteams krijgen daarbij de hoogste vorm van toegang tot gegevens. Andere medewerkers hebben beperktere rechten.”

Constant doorontwikkelen

Het leerlingvolgsysteem is daarmee niet ‘af’. Nicole: “Het is belangrijk om te beseffen dat het een ongoing process is. We vragen actief naar input van gebruikers, via een helpdesk. Tijdens de testfase zijn collega’s gevraagd om de tien rollen te testen. Hierdoor kunnen we het leerlingvolgsysteem steeds weer verbeteren en updaten.”

Wat is er op die manier veranderd? “Een medewerker kan nu niet meer alles zien wat hij voorheen zag, en dat heeft te maken met de rol die hij heeft gekregen. Hij ziet alleen informatie over die leerlingen of studenten waarbij hij betrokken is.

Hoe werkt dat in de praktijk?

Als een medewerker vindt dat hij te weinig informatie kan inzien, wordt eerst bij de locatiedirectie nagevraagd of hij alle rollen heeft gekregen die hij nodig heeft. De directie overlegt met haar medewerkers en geeft een opdracht aan de helpdesk om de rollen (opnieuw) toe te wijzen. Wanneer de locatiedirectie een nieuw personeelslid aanneemt, geeft zij van tevoren aan welke rollen iemand in het leerlingvolgsysteem nodig heeft. Elk jaar worden de lijsten van personen met rollen geüpdatet.

In contact met de gebruikers

Nicole staat veel in contact met de gebruikers door haar andere taken. Ze bemant een informatiebeveiliging en privacy (IBP) loket, waar mensen zich kunnen melden met vragen. Ze onderzoekt en reageert op privacy-gerelateerde vragen van ouders en leraren. Daarnaast wijst ze collega’s via de interne website op belangrijk nieuws over dit onderwerp.

AVG en privacy moet je vaak onder de aandacht brengen, vind Nicole. Het is belangrijk om integer te zijn en goed om te gaan met gevoelige informatie. Nieuw is slechts dat je je moet kunnen verantwoorden. Dat gebeurt bijvoorbeeld door die autorisatieformulieren.

Intranet vol AVG-informatie

Op het interne netwerk van CITAVERDE College vinden collega’s dus informatie over lastige kwesties zoals: Wat moet je doen als een leerling ziek is en via de computer in de klas aanwezig wil zijn? Of: Wat doe je en zeg je als een ouder met een contactverbod constant blijft bellen met de vraag of een kind op school zit? Nicole: “Medewerkers krijgen handvatten, ze kunnen zo verder als ze vast zitten. Ook daar moet aandacht voor zijn, want het systeem werkt alleen als het juist gebruikt wordt.”
 

Meer weten?

  • Het landelijk platform Kennisnet, verstrekt informatie over thema’s waar vo-scholen mee te maken kunnen hebben. Kijk op: https://www.kennisnet.nl/informatiebeveiliging-privacy-ibp/

  • Het landelijke platform SAMBO-ICT, verstrekt informatie over thema’s waar mbo-scholen op samenwerken op het gebied van de AVG. Kijk op: www.sambo-ict.nl

  • Ben je geïnspireerd door de stappen die het CITAVERDE College heeft gezet met het leerlingvolgsysteem, en wil je er eens over sparren? Dat kan! Stuur een mailtje naar privacy@citaverde.nl ter attentie van Nicole Golsteijn.